Conferentie en workshop tool

Voor mensen die vaak workshops en conferenties organiseren is het vaak een ingewikkeld vraagstuk om de juiste sessies te organiseren en plannen.

In eerste instantie hebben wij voor Shell voor de Production Conference een online tool ontwikkeld die dit op slimme wijze faciliteert. Deze conferentie en workshop toolondersteunt twee stappen:

1. Het verzamelen van de workshop thema's

Om te bepalen welke onderwerpen daadwerkelijk ruimte krijgen op de conferentie werd allereerst een stemming gehouden over een bepaalde hoeveelheid thema's. In deze stap was het overigns ook mogelijk om naast het uitbrengen van een stem nog een thema toe te voegen en jezelf zo als presentator naar voren te schuiven. Nieuwe inzendingen draaiden vanaf dan meteen mee in de stemrondes.

2. Het bepalen van de workshop indeling

Op basis van de eerste stemronde en de capaciteit van de zaal, werd een selectie gemaakt van de onderwerpen die daadwerkelijk parallel gepresenteerd zouden worden.

Daarna konden alle deelnemers aan de conferentie aangeven welke workshop ze in de eerste ronde en welke ze in de tweede ronde wilden bijwonen en nog een reserve voorkeur aangeven.

Op basis hiervan werd volautomatisch in batches een optimale indeling gemaakt binnen de beschikbare capaciteit. Hierbij werd de indeling dusdanig gedaan dat iedereen in elk geval zijn of haar eerste keuze on bijwonen.

Dynamische evenement planner

Voor het automatisch indelen van evenementen met meer variabelen en mogelijkheden, zoals zaalcapaciteit per podium en andere voorzieningen verwijzen wij graag naar de Dynamische evenement planner.

Ga naar het totaaloverzicht van alle 32 innovaties.

Monito BV - Postbus 715 - 7500 AS Enschede - 053-431 05 91 - info@monito.nl - www.monito.nl