Accomodatie beheer en reserveringssysteem
Bij het beheren van gebouwen in het bijzonder met een grote diversiteit aan ruimtes en verschillende gebruikers, is het van belang alle details goed bij te houden.
Bij verhuur is het bovendien van belang dat het plaatsen van reserveringen goed geadministeerd wordt.
In opdracht van de Universiteit Twente heeft Monito diverse online applicaties ontwikkeld die deze processen ondersteunen.
Bastille beheer systeem
De Bastille is hét studentengebouw van de Universiteit Twente en bevindt zich midden op de campus. Het gebouw biedt plaats aan meer dan 20 studentenorganisaties, studentondernemers, winkels en horecagelegenheden. Tevens biedt het volop gelegenheid voor feesten en evenementen.
In het systeem worden alle details van het gebouw geadministreerd, zoals oppervlakten, uitgegeven sleutels en dergelijke. Daarnaast is het het online samenwerk en administratie systeem van de huismeesters. Hierin worden gevonden en verloren voorwerpen, de sleutel uitgiftelijst en overdrachtsnotities bijgehouden.
Sport reserveringssysteem
De Universiteit Twente heeft op de campus vele sportaccomodaties. Veel van deze voorzieningen kunnen ook door verenigingen en derden gehuurd en gereserveerd worden, uiteraard afhankelijk van de beschikbaarheid.
Monito heeft een online reserverings applicatie ontwikkelt die dit proces sterk vereenvoudigd. Hierin worden de volgende stappen doorlopen:
- Realtime in het backoffice systeem controleren welke momenten nog beschikbaar zijn
- Tijdens het proces bestellen van aanvullende zaken zoals sportmaterialen en/of catering
- Automatisch informeren van de betrokken partijen over een nieuwe boeking
- Direct verwerken van de reservering in het achterliggende systeem
Het implementeren van dit systeem als een online applicatie, zorgt voor een meer efficiente samenwerking, verlicht de administratieve lasten en voorkomt fouten tijdens het proces.